I 5 principali indicatori chiave di prestazione (KPI) che ogni proprietario dovrebbe monitorare per far crescere la propria attività di affitto
In genere, è abbastanza facile capire se un portafoglio immobiliare sta generando profitti. Tuttavia, individuare le aree in cui è possibile massimizzare i ricavi non è altrettanto semplice. Per raggiungere questo obiettivo servono un monitoraggio strategico, una mappatura chiara delle spese e una pianificazione accurata.
Il monitoraggio dei KPI (Key Performance Indicators, ovvero indicatori chiave di prestazione) è il primo passo per i proprietari che mirano a far crescere il proprio portafoglio e a massimizzare i rendimenti. Nella gestione immobiliare, i KPI rappresentano aspetti misurabili dell’attività che i proprietari possono monitorare e migliorare per ottenere un successo a lungo termine.
In questo articolo condivideremo i cinque principali KPI che i proprietari dovrebbero monitorare — insieme ai metodi di calcolo — per passare dalla semplice generazione di reddito passivo alla crescita strategica del portafoglio.
I 5 principali KPI che i proprietari possono monitorare per far crescere un’attività di locazione
Per aumentare il reddito di un portafoglio immobiliare e massimizzarlo in modo strategico, ecco i cinque principali KPI che i proprietari dovrebbero monitorare (e come farlo).
1. Tasso di occupazione
Misurare i tassi di occupazione aiuta a capire se i canoni di locazione sono fissati correttamente o se è opportuno rivalutare i prezzi. Aiuta inoltre a determinare l’impatto dei periodi di sfitto e se i vostri investimenti nella ricerca di nuovi inquilini stanno dando frutti.
Ad esempio, con un basso tasso di occupazione potreste valutare un aumento del canone per coprire il deficit previsto. Oppure, se i tassi di occupazione sono elevati ma il reddito non cresce, un aumento sostenibile dei prezzi, nel rispetto degli eventuali limiti previsti dai contratti a canone concordato, potrebbe far crescere i ricavi.
🔹Come si calcola
Per un singolo immobile: per determinare il tasso di occupazione di un immobile, dividi il numero totale di giorni in cui l’immobile è stato occupato per il numero totale di giorni nel periodo scelto e moltiplica per 100.
La formula è: (Giorni occupati / Giorni totali nel periodo) x 100 = Tasso di occupazione (%)
Ad esempio, se un immobile è stato occupato da un inquilino per 275 giorni su 365 (un anno), il calcolo sarà (275 ÷ 365) x 100, ottenendo un tasso di occupazione del 75%.
Per più immobili: dividi il numero di unità occupate per il numero totale di unità e moltiplica per 100.
La formula è: (Unità occupate / Unità totali) x 100 = Tasso di occupazione (%)
Ad esempio, se disponi di sei unità e solo tre sono occupate, il calcolo sarà: (3 ÷ 6) x 100 = tasso di occupazione del 50%.
🔹Qual è il parametro di successo?
Tassi di occupazione più elevati non significano automaticamente profitti elevati, ma dovrebbero tradursi in una base di reddito più stabile. Se l’occupazione è alta ma il rendimento è basso, puoi valutare un aumento del canone. Tassi di occupazione bassi indicano invece che c’è spazio per ridurre i periodi di sfitto e aumentare il reddito complessivo.
2. Rendimento locativo lordo e netto
Il rendimento locativo lordo mette a confronto il reddito da locazione con il prezzo dell’immobile prima della deduzione delle spese. Il rendimento locativo netto calcola l’utile effettivo al netto di tutte le spese. Si tratta di due metriche fondamentali per valutare la solidità finanziaria di un immobile BTL.
Calcolare e monitorare questi valori è utile perché evidenzia quali immobili sono realmente redditizi e quali potrebbero creare problemi. Aiuta inoltre a determinare la solidità complessiva dell’attività.
🔹Come si calcola
Rendimento locativo lordo: dividi il canone annuale totale per il valore dell’immobile e moltiplica per 100.
La formula è: (Canone annuale totale / Prezzo di acquisto dell’immobile) x 100 = Rendimento locativo lordo (%)
Rendimento locativo netto: sottrai le spese annuali totali dal reddito locativo annuale, quindi dividi per il prezzo di acquisto dell’immobile e moltiplica per 100.
La formula è: (Reddito locativo annuo – Spese annue totali) ÷ Prezzo di acquisto x 100 = Rendimento locativo netto (%)
Ad esempio, il reddito locativo per un bilocale a Milano è di 1.200 € al mese e il prezzo di acquisto dell’immobile era di 250.000 €.
Le spese annuali totali, incluse le rate del mutuo, l’IMU, le spese condominiali, l’assicurazione, la manutenzione, l’imposta di registro (o la cedolare secca) e l’abbonamento a un software di gestione immobiliare, ammontano a 10.000 € all’anno.
Il rendimento lordo sarà: (1.200 € x 12) ÷ 250.000 € x 100 = 5,76%.
Il rendimento locativo netto sarà: (14.400 € – 10.000 €) ÷ 250.000 € x 100 = 1,76%.
3. Tasso di riscossione dei canoni
Il tasso di riscossione dei canoni calcola la percentuale di affitto effettivamente incassata rispetto al totale dovuto. Monitorare questo KPI aiuta i proprietari a comprendere lo stato delle proprie entrate e a prevedere il flusso di cassa atteso.
Tassi di riscossione bassi possono anche evidenziare problemi nei processi di gestione. Ad esempio, potrebbero esserci criticità nella selezione degli inquilini, nei solleciti di pagamento, nell’efficacia dell’agenzia immobiliare o nelle politiche di gestione della morosità.
🔹Come si calcola
La formula è: (Canone totale riscosso / Canone totale dovuto) x 100 = Tasso di riscossione (%)
Ad esempio, possiedi tre immobili completamente occupati con pagamenti mensili. Negli ultimi 12 mesi avresti dovuto ricevere 36 pagamenti in totale, ma ci sono 5 pagamenti in sospeso.
Il tuo tasso di riscossione sarà: (31 ÷ 36) x 100 = 86%.
Suggerimento: l’utilizzo di un software di gestione immobiliare, come Rentila, può migliorare i tassi di riscossione e facilitare il monitoraggio, grazie a promemoria automatici e solleciti inviati agli inquilini quando il canone è in scadenza o in ritardo. In Italia, dove le procedure di sfratto per morosità possono richiedere tempi lunghi (mediamente 12-18 mesi), prevenire i ritardi è molto più efficace che gestirne le conseguenze.
4. Tasso di ricambio degli inquilini (turnover)
Quando un inquilino dà disdetta, i proprietari devono sostenere diversi costi: la promozione per trovare nuovi inquilini, la preparazione dell’immobile, eventuali interventi di manutenzione e i costi legati al periodo di sfitto (ad esempio, le rate del mutuo e l’IMU, che continuano a maturare anche senza reddito da locazione).
Comprendere il tasso di ricambio può aiutarti a individuare e risolvere eventuali problemi significativi. Ad esempio, tassi di ricambio elevati possono essere causati da:
- Immobile in cattive condizioni o con una classe energetica bassa
- Problemi di manutenzione non risolti o non risolti in tempi ragionevoli
- Condizioni contrattuali restrittive o poco allettanti
- Scarsa comunicazione o cattivo rapporto tra proprietario e inquilino
- Canoni di locazione troppo elevati rispetto alla zona o al mercato di riferimento
🔹Come si calcola
Dividi il numero di inquilini che hanno lasciato l’immobile in un determinato periodo per il numero totale di unità e moltiplica per 100.
La formula è: (Numero di rilasci / Numero di unità) x 100 = Tasso di turnover (%)
Ad esempio, se hai 10 unità e tre inquilini hanno lasciato l’immobile negli ultimi 12 mesi, il tasso di turnover sarà: (3 ÷ 10) x 100 = 30%.
🔹Qual è il parametro di successo?
L’ideale è ottenere un basso tasso di turnover, il che significa che gli inquilini rimangono nell’immobile più a lungo, riducendo i costi legati al ricambio. In Italia, i contratti a canone libero 4+4 e quelli a canone concordato 3+2 offrono una buona stabilità contrattuale, ma un turnover elevato durante i primi anni del contratto può segnalare problemi strutturali.
Suggerimento: analizza i dati più in profondità per monitorare la durata effettiva di ogni locazione e verificare se gli inquilini stanno esercitando il recesso anticipato o se rimangono solo per brevi periodi. Questo può aiutarti a individuare e risolvere problemi specifici.
5. Costi di manutenzione per immobile
Gli immobili non sono tutti uguali e, quando gestisci un portafoglio ampio, alcuni finiranno inevitabilmente per costare di più rispetto ad altri in termini di manutenzione.
Monitorare i costi di manutenzione per immobile è utile per diversi motivi. In primo luogo, supporta la pianificazione del budget e l’analisi del ROI, consentendoti di programmare le spese in modo efficace e prevenire esborsi imprevisti. In secondo luogo, ti aiuta a identificare opportunità per ridurre le spese o individuare immobili ad alto costo e le ragioni alla base.
Ad esempio, puoi verificare se i problemi ricorrenti sono causati dagli inquilini o da elementi strutturali dell’immobile (come la caldaia, l’impianto idraulico o il bagno). Ricorda che in Italia la ripartizione delle spese tra proprietario e inquilino segue criteri precisi (art. 1576 c.c.): la manutenzione ordinaria è generalmente a carico del conduttore, mentre quella straordinaria spetta al locatore.
🔹Come si calcola
Dividi il costo totale di manutenzione per il numero totale di unità nel tuo portafoglio.
La formula è: Costo totale di manutenzione / Numero totale di unità = Costo di manutenzione per immobile (€)
Ad esempio, se spendi 500 € a trimestre per la manutenzione e possiedi 3 immobili, il costo di manutenzione per immobile a trimestre è: 500 € ÷ 3 = 167 €.
🔹Qual è il parametro di successo?
L’ideale sarebbe che i costi di manutenzione fossero il più contenuti possibile, ma questo non è sempre realistico se vuoi mantenere soddisfatti i tuoi inquilini. Inquilini soddisfatti possono ridurre il turnover e prevenire situazioni di morosità.
Un buon indicatore di successo è quindi verificare non solo che le spese di manutenzione non erodano i margini, ma anche che eventuali problemi di manutenzione non stiano causando un ricambio eccessivo degli inquilini. Può essere utile anche confrontare i costi sostenuti con le detrazioni fiscali disponibili per ristrutturazioni e riparazioni, come il Bonus Ristrutturazioni al 50% o il Bonus Mobili.
Come misurare e monitorare i KPI con un software di gestione immobiliare
I software di gestione immobiliare offrono una soluzione economica e mirata per aiutare i proprietari a monitorare gli immobili in affitto e a tenere traccia delle prestazioni dell’intero portafoglio. Aiutando a monitorare i KPI fondamentali, possono anche favorire una crescita strategica grazie a informazioni precise e aggiornate.
Con Rentila, una soluzione di gestione immobiliare pensata per i proprietari italiani, è possibile:
- Accedere a dashboard in tempo reale con una panoramica completa del portafoglio
- Impostare, monitorare e tenere traccia dei KPI con facilità
- Generare report automatizzati sui KPI per singolo immobile o per portafoglio
- Monitorare entrate e uscite per ogni immobile
- Evitare duplicazioni ed errori grazie all’inserimento automatico dei dati
- Ridurre le attività amministrative grazie a promemoria automatici per scadenze contrattuali, fiscali e di manutenzione
- Gestire e standardizzare i modelli e le comunicazioni con gli inquilini
- Semplificare la dichiarazione dei redditi (Modello 730 o Redditi PF) grazie alle panoramiche finanziarie della dashboard
- Monitorare e gestire la manutenzione programmata e non programmata
Scopri di più sui vantaggi del software di gestione immobiliare per i proprietari italiani.
Domande frequenti
Quali sono i KPI più importanti che i proprietari dovrebbero monitorare?
Per massimizzare i ricavi da locazione e migliorare le prestazioni del portafoglio, i proprietari dovrebbero monitorare metriche chiave quali il tasso di occupazione, il rendimento lordo e netto da locazione, il tasso di riscossione dei canoni, il tasso di turnover degli inquilini e i costi di manutenzione per immobile. Questi KPI offrono informazioni utili su redditività, efficienza operativa e soddisfazione degli inquilini.
Come si calcola il tasso di occupazione dei miei immobili in affitto?
Per un singolo immobile, dividi il numero di giorni in cui è stato affittato per il numero totale di giorni nel periodo, quindi moltiplica per 100. Per più immobili, dividi il numero di unità occupate per il numero totale di unità. Questo aiuta i proprietari a valutare i livelli di sfitto e l’efficacia della strategia di prezzo.
Qual è la differenza tra rendimento locativo lordo e netto?
Il rendimento locativo lordo si calcola dividendo il reddito locativo annuale per il prezzo di acquisto dell’immobile. Il rendimento locativo netto sottrae le spese annuali (come mutuo, IMU, spese condominiali, manutenzione, assicurazione e imposte sulla locazione) dal reddito locativo prima di dividerlo per il prezzo dell’immobile. Il rendimento netto fornisce una visione più accurata della redditività reale.
Perché i proprietari dovrebbero monitorare il tasso di turnover degli inquilini?
Un turnover elevato aumenta i costi dovuti a sfitto, pubblicità, manutenzione e nuova registrazione dei contratti. Un basso tasso di turnover di solito significa maggiore soddisfazione degli inquilini e un reddito più stabile. Monitorare questo KPI può aiutare a identificare eventuali problemi relativi ai termini del contratto, alla comunicazione o alle condizioni dell’immobile.
In che modo un software di gestione immobiliare può aiutare con i KPI?
Strumenti come Rentila semplificano il monitoraggio dei KPI offrendo dashboard in tempo reale, report automatizzati e la gestione integrata dei pagamenti. Questo riduce il tempo dedicato alle attività amministrative e aiuta i proprietari a prendere decisioni informate per far crescere la propria attività di locazione in modo efficiente.
Qual è il rischio maggiore legato al possesso di un immobile in affitto?
I proprietari devono affrontare molti rischi nella gestione di un immobile. Tra i più comuni figurano il mancato pagamento del canone, le spese eccessive per la manutenzione e la difficoltà a riempire rapidamente i periodi di sfitto. Tuttavia, la maggior parte dei rischi può essere gestita in modo efficace.
Ad esempio, i proprietari possono investire in una polizza a tutela dell’affitto per prevenire la perdita di reddito nel caso in cui un inquilino non paghi. Oppure possono utilizzare un software di gestione immobiliare per monitorare con precisione le prestazioni e le spese di ogni immobile.
Un immobile in affitto è ancora un buon investimento?
Con l’immobile giusto nella zona giusta, investire in un immobile da affittare è ancora considerato un investimento redditizio, con un ampio potenziale per generare un reddito significativo.
Secondo i dati di Nomisma e dell’Osservatorio del Mercato Immobiliare dell’Agenzia delle Entrate, i rendimenti lordi medi da locazione nelle principali città italiane si attestano tra il 4% e l’8%, con punte superiori nelle città universitarie e nelle aree turistiche. Molti proprietari italiani possiedono da due a quattro immobili destinati alla locazione.
Tuttavia, è fondamentale scegliere l’immobile con attenzione, gestire i rischi in modo efficace e monitorare costantemente spese e entrate per garantire che l’attività sia sostenibile e redditizia nel lungo periodo. La scelta del regime contrattuale e fiscale più adatto, tra IRPEF ordinaria e cedolare secca, può fare una differenza significativa sulla redditività netta.
Cose da ricordare: i principali KPI da monitorare come proprietario e come il software può aiutare
- I KPI più importanti da monitorare sono i tassi di occupazione, i rendimenti lordi e netti da locazione, i tassi di riscossione dei canoni, il tasso di turnover degli inquilini e i costi di manutenzione per immobile.
- Monitorare efficacemente le prestazioni e le spese garantisce che l’attività di locazione rimanga redditizia, efficiente e sotto controllo — aspetto particolarmente importante nel contesto fiscale italiano, dove ogni immobile ha le proprie specificità contrattuali e fiscali.
- I proprietari possono identificare opportunità di crescita del reddito monitorando i vari KPI: individuando problemi di turnover, difficoltà nella riscossione dei canoni, inefficienze nei costi di manutenzione e bassi tassi di occupazione.
- L’utilizzo di un software di gestione immobiliare (come Rentila) aiuta i proprietari a monitorare in modo semplice e veloce i KPI, sia per un singolo immobile che per un intero portafoglio, grazie a report automatici e una dashboard intuitiva e personalizzabile.
