Gestione locazioni: affittare casa da privati o con agenzia?

Consigli

9 min lettura

22 Dic 25

In qualità di proprietario, esistono due soluzioni principali per la gestione delle locazioni: delegare il lavoro a un’agenzia immobiliare, oppure gestire personalmente il rapporto con l’inquilino. Per entrambi i casi esistono vantaggi e svantaggi da valutare attentamente.

La scelta giusta dipende da diversi fattori: la distanza geografica dell’immobile, il tempo che puoi dedicare alla gestione, le tue competenze in materia di locazioni e normativa, e naturalmente l’impatto economico delle commissioni sul rendimento dell’investimento.

In questo articolo analizziamo in dettaglio le opzioni disponibili, i costi reali, i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna soluzione per aiutarti a decidere quale approccio è più adatto alla tua situazione specifica.

Le opzioni disponibili per la gestione locazioni

Gestione autonoma (da privato)

La gestione autonoma significa occuparsi personalmente di ogni aspetto della locazione: dalla pubblicazione dell’annuncio alla selezione dell’inquilino, dalla redazione del contratto alla riscossione dei canoni, fino agli adempimenti burocratici e fiscali previsti dalla normativa italiana.

Questa soluzione è perfettamente legale e permette di risparmiare completamente sulle commissioni di agenzia, massimizzando il reddito netto derivante dalla locazione. Richiede però tempo, competenze tecniche e familiarità con la normativa vigente in materia di locazioni abitative e commerciali.

Mandato d’affitto (solo ricerca inquilino)

Il mandato d’affitto è un servizio limitato alla ricerca del conduttore e a tutto ciò che ruota intorno a questo obiettivo: pubblicazione annuncio su portali immobiliari, servizio fotografico professionale, organizzazione visite, screening candidati, redazione contratto e registrazione presso l’Agenzia delle Entrate.

Una volta trovato l’inquilino e stipulato il contratto, il proprietario gestisce autonomamente la locazione (riscossione affitti, manutenzione, rinnovi, rapporti con il conduttore).

Costo tipico: una mensilità + IVA oppure 10-15% del canone annuo (pagamento una tantum).

Mandato di gestione (amministrazione completa)

Il mandato di gestione delega all’agenzia l’ordinaria amministrazione della locazione: riscossione mensile dell’affitto, solleciti in caso di ritardi, piccole riparazioni e manutenzioni ordinarie, gestione dei contenziosi minori, adempimenti burocratici annuali e rapporti continuativi con l’inquilino.

Il proprietario viene tenuto informato solo sui problemi più rilevanti che richiedono decisioni importanti, mentre l’agenzia gestisce autonomamente la quotidianità del rapporto locativo.

Costo tipico: circa 7-8% dell’affitto annuale incassato (pagamento continuativo per tutta la durata del mandato).

Affittare casa da privati: vantaggi e svantaggi

I vantaggi della gestione autonoma

• Risparmio economico significativo: si preserva interamente il reddito proveniente dalla locazione, risparmiando il costo di gestione che richiederebbe un’agenzia. Su un canone di 800 euro mensili, evitare la commissione iniziale (circa 1.000-1.500 euro) e il 7-8% annuo di gestione (circa 650-750 euro/anno) fa una differenza significativa sulla redditività complessiva dell’investimento immobiliare.
• Maggiore attenzione ai dettagli: nessun professionista immobiliare avrà la stessa cura del proprietario. Quando la gestione è delegata all’esterno, l’agente non ha naturalmente la stessa sensibilità verso i tempi di sfitto o la qualità della selezione dell’inquilino. Se un’agenzia impiega un mese in più a trovare un conduttore, la sua commissione rimane invariata.
• Selezione diretta degli inquilini: conoscere personalmente i candidati attraverso colloqui faccia a faccia permette di valutare non solo la solidità economica documentale, ma anche l’affidabilità percepita, la serietà e la compatibilità con le regole della casa.
• Controllo diretto sull’immobile: la possibilità di monitorare regolarmente lo stato della proprietà, in particolare a ogni cambio di inquilino, permette di intervenire tempestivamente con piccole manutenzioni e preservare il valore dell’investimento nel tempo.

Gli svantaggi della gestione autonoma

• Aggiornamento normativo costante: le leggi sulle locazioni cambiano frequentemente, gli adempimenti fiscali si aggiornano, e il proprietario deve rimanere costantemente informato per evitare errori che potrebbero comportare sanzioni economiche o problemi legali.
• Disponibilità e vicinanza geografica: redigere contratti, effettuare sopralluoghi, gestire lavori di manutenzione e affrontare situazioni di mancato pagamento richiede disponibilità e prossimità fisica all’immobile. La distanza geografica rende difficile intervenire rapidamente per emergenze o controlli periodici.
• Difficoltà nella verifica della solvibilità: senza accesso a banche dati professionali, è complesso verificare la reale affidabilità economica del candidato inquilino. Documenti falsificati, precedenti di morosità o contenziosi in corso possono passare inosservati, con conseguenze economiche potenzialmente pesanti.
• Responsabilità diretta su tutto: il proprietario si assume personalmente tutti i rischi della locazione senza le coperture assicurative e le tutele legali che offrono le agenzie professionali strutturate.

Cosa serve per gestire da soli

Competenze necessarie

Per gestire autonomamente una locazione servono competenze in diversi ambiti:

Conoscenza della Legge 431/98 e delle tipologie contrattuali (4+4, 3+2, transitorio, studenti); familiarità con gli aspetti fiscali (cedolare secca, IRPEF, IMU); capacità di redigere contratti corretti; nozioni base di diritto civile per gestire controversie o ritardi nei pagamenti; competenze di marketing per creare annunci efficaci.

Adempimenti burocratici

Chi gestisce da privato deve occuparsi di: ottenere l’APE (Attestato di Prestazione Energetica) obbligatorio; redigere il contratto con tutti gli elementi richiesti; registrare il contratto presso l’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni; versare l’imposta di registro o optare per la cedolare secca; gestire la dichiarazione dei redditi annuale; comunicare proroghe, cessioni o risoluzioni; gestire il deposito cauzionale.

Per la gestione burocratica è necessario utilizzare strumenti come RLI Web per l’invio telematico dei contratti e F24 Elementi Identificativi per i pagamenti. Un software di gestione immobiliare come Rentila semplifica questi aspetti fornendo monitoraggio pagamenti, generazione ricevute, promemoria scadenze e gestione documentale centralizzata.

Affittare casa con agenzia: vantaggi e svantaggi

I vantaggi dell’intermediazione professionale

• Gestione a distanza: il primo motivo che induce a cercare un’agenzia è quando la proprietà si trova relativamente lontano dalla residenza e non si hanno persone fidate (familiari o amici) che possano intervenire in caso di emergenza o necessità di sopralluogo.
• Tranquillità operativa: l’agenzia si occupa quotidianamente degli aspetti amministrativi della gestione, dalla ricerca degli inquilini all’organizzazione delle visite, dalla riscossione dell’affitto alla gestione delle manutenzioni ordinarie e dei rapporti con il conduttore. Il proprietario viene coinvolto solo per questioni rilevanti che richiedono decisioni importanti.
• Risparmio di tempo: fattore chiave, soprattutto per chi possiede diversi immobili in affitto. Delegare la gestione permette di trasformare l’affitto in un vero reddito passivo, senza dover dedicare ore ogni settimana alla gestione quotidiana delle locazioni.
• Strumenti professionali per la selezione: le agenzie utilizzano banche dati professionali per verificare la solidità economica e i precedenti di morosità dei potenziali inquilini, strumenti solitamente non accessibili ai privati. Questo riduce drasticamente il rischio di selezionare conduttori inaffidabili.
• Garanzie finanziarie: alcune agenzie offrono polizze rent guarantee che coprono tipicamente 12-18 mensilità in caso di mancato pagamento da parte del conduttore, garantendo maggiore serenità economica al proprietario.
• Tutela legale integrata: in caso di contenziosi o necessità di liberare l’immobile, le società di gestione strutturate mettono a disposizione assistenza legale per procedure di sfratto e recupero crediti.

Gli svantaggi dell’agenzia

• Costo significativo e continuativo: circa 7-8% dell’affitto annuale per la gestione continuativa, più la commissione iniziale per la ricerca inquilino. Su un canone di 800 euro mensili significa circa 650-750 euro/anno più 1.000-1.500 euro iniziali, con un impatto importante sulla redditività netta.
• Minor coinvolgimento nelle decisioni quotidiane: l’agente riferisce solo i problemi più importanti. Tutto dipende dalla fiducia che si ripone nel professionista, e potrebbe essere necessario dedicare tempo a verificare che svolga correttamente il suo lavoro.
• Possibili costi nascosti: è fondamentale verificare attentamente il contratto con l’agenzia. I servizi inclusi nel mandato base e quelli che comportano costi aggiuntivi devono essere chiaramente specificati. Lavori straordinari, ristrutturazioni importanti, procedure di sfratto complesse e perizie tecniche comportano generalmente tariffe extra non trascurabili.

Come scegliere: checklist decisionale

La scelta tra gestione autonoma e agenzia dipende dalla situazione specifica di ogni proprietario. Ecco una checklist pratica per orientare la decisione.

Scegli la gestione autonoma se:

• Vivi vicino all’immobile (stesso comune o comuni limitrofi) e puoi raggiungerlo facilmente in caso di necessità.
• Hai tempo da dedicare alla gestione (almeno 2-3 ore settimanali tra burocrazia, comunicazioni e eventuali sopralluoghi).
• Possiedi competenze base in materia di locazioni, contratti e normativa fiscale.
• Vuoi massimizzare il rendimento netto evitando le commissioni di intermediazione.
• Hai un solo immobile o comunque pochi immobili da gestire.
• Preferisci avere controllo diretto su ogni aspetto della locazione.

Scegli l’agenzia se:

• L’immobile è geograficamente distante dalla tua residenza principale.
• Non hai tempo disponibile da dedicare alla gestione quotidiana.
• Non hai familiarità con la normativa sulle locazioni e la burocrazia fiscale.
• Possiedi più immobili e la gestione complessiva diventa onerosa.
• Vuoi un reddito davvero passivo senza doverti preoccupare degli aspetti operativi.
• Preferisci delegare rischi e responsabilità a professionisti del settore.

Soluzione intermedia consigliata: affidare solo la ricerca del conduttore a un’agenzia (mandato d’affitto) e poi gestire autonomamente la locazione con l’aiuto di strumenti digitali. Questo approccio combina il vantaggio dello screening professionale degli inquilini con il risparmio sui costi di gestione continuativa.

FAQs

Conviene gestire da soli o con agenzia?

Conviene gestire da soli se vivi vicino all’immobile, hai tempo disponibile e competenze base in materia di locazioni, e vuoi massimizzare il rendimento netto risparmiando le commissioni (7-8% annuo). Conviene affidarsi all’agenzia se l’immobile è geograficamente distante, non hai tempo da dedicare, possiedi più proprietà da gestire contemporaneamente o preferisci delegare rischi e responsabilità avendo un reddito davvero passivo.

Cosa include il mandato di gestione?

Il mandato di gestione include tipicamente: riscossione mensile dei canoni di locazione, solleciti in caso di ritardi nei pagamenti, gestione delle manutenzioni ordinarie e delle piccole riparazioni (sotto una certa soglia economica), rapporti continuativi con l’inquilino per questioni quotidiane, adempimenti burocratici e fiscali annuali, gestione delle quote condominiali. Generalmente non sono inclusi e comportano costi extra: lavori straordinari e ristrutturazioni importanti, procedure di sfratto complesse, perizie tecniche, home staging per la ricommercializzazione.

Come verificare l’affidabilità di un inquilino da privato?

Da privato puoi verificare l’affidabilità del candidato richiedendo: le ultime 2-3 buste paga, il contratto di lavoro (preferibilmente a tempo indeterminato), il CUD o la dichiarazione dei redditi dell’anno precedente, eventuali referenze scritte da precedenti proprietari. Come regola generale, verifica che il reddito netto mensile del candidato sia almeno 3 volte superiore al canone richiesto. Richiedi sempre un deposito cauzionale di 2-3 mensilità come previsto dalla legge. Senza accesso alle banche dati professionali utilizzate dalle agenzie, la valutazione del rischio resta comunque più incerta rispetto allo screening professionale.

Cose da ricordare

• La gestione autonoma permette di risparmiare 1.000-1.500 euro iniziali e 650-750 euro/anno (su canone 800€/mese), ma richiede tempo, competenze normative e vicinanza geografica. Ideale per chi vuole controllo diretto e massima redditività.
• Il mandato di gestione costa 7-8% del canone annuo e delega completamente amministrazione, riscossione e manutenzioni ordinarie. Trasforma l’affitto in reddito passivo ma riduce il rendimento netto.
• Le agenzie offrono strumenti professionali inaccessibili ai privati: banche dati per verificare morosità, polizze rent guarantee fino a 12-18 mensilità, tutela legale per contenziosi e sfratti.
• Soluzione intermedia efficace: mandato d’affitto per la ricerca inquilino combinato con gestione autonoma tramite software per monitoraggio pagamenti, scadenze e adempimenti.