Addendum al contratto di locazione

Un addendum permette di modificare un contratto di locazione in corso senza doverlo ricreare. Rentila genera il documento corrispondente, lo fa firmare elettronicamente dal locatore e dagli inquilini, poi riporta la modifica sul contratto alla data concordata.

Creare un addendum

Apri il contratto di locazione interessato, poi la scheda “Addenda”. Fai clic su “Crea un addendum”. Puoi aggiungere più addenda a uno stesso contratto.

La scheda “Informazioni generali” raccoglie i dati comuni a tutti gli addenda:

• Il “Tipo” di addendum,
• La “Data” di entrata in vigore: è la data in cui la modifica avrà effetto. Deve essere successiva alla data di inizio del contratto,
• Un “Identificativo” o un “Riferimento”: un numero univoco, se ne usi uno,
• Il “Motivo” dell’addendum.

Se è già in corso un addendum dello stesso tipo con effetto dalla stessa data, Rentila te lo segnala invece di crearne un secondo.

Compilare la modifica

Il modulo si adatta al tipo scelto. In ogni caso, il campo “Disposizioni” permette di aggiungere un testo libero che sarà riportato sul documento.

• Canone e oneri — scegli prima il “Tipo di modifica”: “Canone e oneri”, solo “Affitto” o solo “Spese”. Inserisci poi il “Nuovo canone (escl. spese)”, i “Nuovi oneri accessori” e il “Nuovo canone”. Gli importi attuali del contratto sono richiamati sotto ogni campo.
• Durata del contratto — inserisci la “Nuova data di fine”. La data di fine attuale viene richiamata.
• Deposito cauzionale — inserisci il “Nuovo deposito cauzionale”.
• Inquilini — seleziona gli “Inquilini uscenti” tra gli inquilini del contratto, poi gli “Inquilini entranti”. Il pulsante “Aggiungi un locatario” permette di creare una scheda inquilino senza uscire dall’addendum.
• Clausole e Altro — questi due tipi contengono solo il campo “Disposizioni”.

Salva con “Salva”.

Controllare il documento

La scheda “Anteprima” genera il documento a partire da quanto hai inserito e te lo mostra come sarà firmato. Il pulsante “Scarica” permette di ottenerlo prima della firma.

Rileggilo a questo punto: una volta avviata la procedura di firma, il documento non può più essere modificato.

Firmare l’addendum

Vai alla scheda “Firma”. L’addendum deve essere stato salvato e il suo documento generato in precedenza.

Controlla prima di tutto gli indirizzi e-mail e i numeri di cellulare degli inquilini: sono indispensabili e si inseriscono direttamente in questa scheda.

Fai clic su “Comincia la procedura per la firma”. Il documento viene bloccato, passa allo stato Attesa di firma e una notifica viene inviata per e-mail a tutti i firmatari.

Poi ciascuno firma per la sua parte:

• Il locatore firma da questa stessa scheda, con il pulsante “Firmare il documento”: disegna la propria firma, richiede un codice di verifica e lo inserisce.
• Gli inquilini firmano dalla loro area inquilino. Per un inquilino che non ha un account, accanto al suo nome viene mostrato un collegamento di firma: “Copia link” o “Apri il link” permettono di trasmetterglielo direttamente.

La verifica avviene tramite “Codice SMS” o “Whatsapp”. Per ogni firmatario, Rentila conserva la data della firma, l’indirizzo IP e l’e-mail e il telefono usati per la verifica.

Durante la procedura restano disponibili due azioni: “Invia le richieste di firma”, se un inquilino non ha ricevuto la sua e-mail, e “Reimpostare il processo di firma”, che sblocca l’addendum e cancella le firme già raccolte.

Quando tutti hanno firmato, l’addendum passa allo stato Firmato e una copia del documento viene salvata in “Miei documenti”.

Il certificato di firma

Una volta firmato il documento, puoi scaricare il suo “Certificato di firma” dalla stessa pagina. Costituisce la prova della firma e riporta:

• Le “Firme”: “Nome e cognome”, “Indirizzo e-mail” e “Recapito telefonico” di ciascuno,
• La “Modalità di autenticazione” e il “Livello di autenticazione” utilizzati,
• Per ogni firmatario, la data della firma, l'“Indirizzo IP” da cui ha firmato e l'“Hash del codice (sha256)” del codice di verifica ricevuto,
• Una “Marcatura temporale qualificata · valore probatorio” e il sigillo elettronico apposto da Rentila.

Sono disponibili tre formati: “Scarica in formato Adobe PDF”, “Archivia in un file ZIP” (il certificato con la sua prova XML) e “File XML” (la sola prova).

Quando l’addendum ha effetto

Un addendum firmato non viene applicato subito: la modifica viene riportata sul contratto alla data di entrata in vigore che hai inserito. L’operazione è automatica e avviene ogni notte. L’addendum passa allora allo stato Applicato.

Ciò che viene riportato sul contratto dipende dal tipo:

• Canone e oneri: il canone al netto delle spese, gli oneri accessori e il canone totale del contratto vengono aggiornati. I canoni generati in seguito usano i nuovi importi,
• Durata del contratto: la data di fine del contratto viene aggiornata,
• Deposito cauzionale: l’importo del deposito viene aggiornato,
• Inquilini: gli inquilini uscenti vengono tolti dal contratto e quelli entranti vi vengono aggiunti,
• Clausole e Altro: questi addenda non modificano alcun dato del contratto. Producono un documento firmato che si aggiunge al contratto.

Seguire i tuoi addenda

La scheda “Addenda” del contratto elenca tutti gli addenda, dal più recente al più vecchio, con il tipo, la data di entrata in vigore, il motivo e lo stato:

• Bozza — in redazione, modificabile,
• Attesa di firma — la procedura è avviata, il documento è bloccato,
• Firmato — tutti i firmatari hanno firmato,
• Applicato — la modifica è stata riportata sul contratto,
• Annullato.

Il documento firmato si scarica dall’elenco delle locazioni, in formato PDF, Word o OpenOffice.

Un addendum può essere eliminato solo finché non è stata raccolta alcuna firma. Successivamente, reimposta prima la procedura di firma.