Sincronizzazione bancaria e importazione dei conti bancari
Questa sezione ti permette di sincronizzare e importare un conto bancario.
Sincronizzazione automatica dei conti
Questa sezione del software ti offre la possibilità di sincronizzare e importare automaticamente un conto bancario e le relative transazioni.
Ecco come procedere:
- Vai alla sezione “Finanze”, “Importa estratto conto”. Clicca sul pulsante “Nuova importazione” o “Nuova sincronizzazione”.
- Seleziona il proprietario e il “Periodo” di sincronizzazione: 30 giorni, 60 giorni, 90 giorni, 180 giorni o 12 mesi (90 giorni per impostazione predefinita).
- Verrai reindirizzato a una nuova pagina dove puoi inserire le tue credenziali bancarie e collegarti al tuo conto.
- Segui le istruzioni, seleziona i conti da sincronizzare e conferma.
- Puoi gestire i conti collegati dalla sezione “Conti”.
- Le transazioni dei conti collegati vengono importate nella sezione “Transazioni”.
Riconciliazione delle transazioni
Il sito rileva le transazioni quotidianamente e le trovi nella sezione “Transazioni”.
In caso di corrispondenza, vedrai sulla destra un indicatore con il numero di corrispondenze.
- Un indicatore verde 1 per le corrispondenze esatte. L’importo, la data e una parola chiave della transazione importata sono identici a quelli di una riga già presente. Grazie a questo livello di corrispondenza puoi convalidare rapidamente l’operazione senza doverla modificare, perché tutte le informazioni coincidono perfettamente.
- Un indicatore arancione 1 per le corrispondenze parziali. Una parte delle informazioni coincide (ad esempio l’importo e la data), ma altri dettagli come la parola chiave o il riferimento non vengono riconosciuti. Questa situazione richiede una verifica manuale, per confermare che si tratti davvero della stessa transazione o per apportare le correzioni necessarie.
- Un indicatore grigio 0 se non c’è alcuna corrispondenza. Nessun dato della transazione importata corrisponde a una riga esistente. In questo caso puoi creare una nuova riga nella sezione “Finanze”, oppure riattribuire la transazione se si riferisce a un elemento che non hai ancora registrato.
Una corrispondenza è considerata esatta quando l’importo, le date e una parola chiave della transazione importata corrispondono a una riga già presente in “Finanze”.
Riconciliazione manuale
Dopo l’importazione puoi riconciliare manualmente le righe e aggiungerle nella sezione “Finanze” con una delle azioni seguenti:
- Confermare una corrispondenza. Quando il sistema rileva una somiglianza tra la transazione importata e una riga non ancora pagata già presente nella sezione “Finanze”, puoi convalidare subito la corrispondenza per contrassegnare il pagamento come effettuato.
- Registrare un pagamento per una riga esistente. Se la transazione si riferisce a una spesa o a un’entrata già registrata (ma non saldata) nella tua contabilità, puoi inserire l’incasso per aggiornarne lo stato di pagamento.
- Aggiungere una nuova riga in “Finanze”. Se non viene rilevata alcuna corrispondenza, puoi aggiungere manualmente una nuova riga nella sezione “Finanze” per tenere conto della transazione importata.
Quando confermi e aggiungi una transazione in “Finanze”, compare l’indicatore Già aggiunto. In caso di errore hai la possibilità di reimpostare le transazioni già riconciliate, per rifarle.
Puoi utilizzare e collegare una transazione importata a più righe già presenti nella sezione “Finanze” (esempio: l’inquilino paga il primo affitto e il deposito cauzionale con un unico pagamento).
Se l’importo attribuito a una fattura è inferiore all’importo della transazione, il resto può essere utilizzato e collegato a un’altra riga. Una volta utilizzato e collegato l’importo totale, la transazione verrà contrassegnata come Già aggiunto.
Riconciliazione automatica
Quando viene trovata una corrispondenza esatta per un affitto non pagato, il sistema associa automaticamente la transazione e contrassegna l’affitto come pagato.
Quando un affitto viene riconciliato automaticamente e registrato come pagato, il software invia anche una notifica via e-mail al proprietario.
Esempio
Se l’affitto di gennaio di un inquilino, ad esempio Marco, di 500 €, risulta ancora non pagato e importi una transazione bancaria datata 5 gennaio, di importo equivalente (500 €) e con una descrizione chiara come “PAGAMENTO MARCO ROSSI”, il sistema:
- riconosce automaticamente che si tratta del saldo di questo affitto,
- associa la transazione all’affitto corrispondente,
- e contrassegna l’affitto come pagato.
Perché questa corrispondenza automatica funzioni, è importante che l’importo e la causale della transazione siano coerenti con le informazioni dell’affitto.
Conservazione delle transazioni
Le transazioni bancarie sono dati di lavoro: servono alla riconciliazione e non sono destinate a essere conservate in seguito.
Per un conto sincronizzato, il “Periodo” scelto sul conto definisce sia ciò che viene importato sia ciò che viene conservato: oltre tale periodo, le transazioni di quel conto vengono eliminate automaticamente. La conservazione più lunga è di 12 mesi.
In ogni caso, e qualunque sia la loro origine (sincronizzazione o importazione manuale QIF o OFX), le transazioni di più di 24 mesi vengono eliminate automaticamente.
La tua contabilità non è interessata
Questa eliminazione riguarda solo le transazioni bancarie. Le righe create o saldate in “Finanze” restano al loro posto: scompare soltanto il collegamento alla transazione bancaria di origine. Non devi rifare alcuna riconciliazione.
Conto disconnesso
Capita occasionalmente che la sincronizzazione si interrompa.
Per motivi di sicurezza può essere necessario identificarsi di nuovo e ricollegare il conto ogni tre mesi. Questo dipende dalla banca.
Puoi anche eliminare i conti e la connessione, e poi ricrearli.
Disconnessioni frequenti del conto!
Con alcune banche è possibile modificare la frequenza dell’autenticazione forte nell’area riservata del conto. Basta impostarla su “90 giorni”.
Se è richiesta un’autenticazione forte sistematica, è consigliabile verificare con la tua banca se può essere disattivata.
Duplicati dopo una riconnessione
Dopo una riconnessione capita che operazioni già importate e già riconciliate ricompaiano nella sezione “Transazioni” come nuove righe. Succede quando la banca restituisce queste operazioni con nuovi identificativi: il sistema non può quindi riconoscerle come già note.
Anche in questo caso le righe in “Finanze” non sono interessate: restano contrassegnate come pagate e non c’è nulla da riconvalidare. Ti basta ignorare o eliminare le righe duplicate nella sezione “Transazioni”.
Eliminare un conto sincronizzato
Puoi eliminare i conti collegati dalla sezione “Conti” utilizzando le azioni sulla destra.
Quando elimini un conto, il sistema elimina anche le transazioni.
Importazione manuale
Questa sezione permette di importare un estratto conto bancario in formato QIF o OFX e di procedere alla riconciliazione.
- Scarica il file fornito dalla tua banca (in formato QIF o OFX).
- Clicca sul pulsante “Nuova importazione” o “Nuova importazione manuale”.
- Importa il file in Rentila.
Dopo l’importazione puoi riconciliare le righe. Ti basterà verificare i dati, scegliere il tipo di riga se necessario e confermare.
