Creare, modificare o eliminare una locazione

Creare un contratto di locazione

Per creare un contratto di locazione in Rentila, segui questi passaggi: vai nella sezione “Locazioni” e clicca sul pulsante “Nuova locazione”.

Quando crei una locazione devi inserire queste informazioni essenziali:

• Il tipo di locazione,
• L’immobile interessato,
• La durata della locazione,
• L’importo del canone e delle spese,
• Il deposito cauzionale,
• Gli inquilini (puoi aggiungere più inquilini in caso di abitazione condivisa).

Inoltre puoi anche indicare:

• Le clausole aggiuntive,
• I parametri per la ricevuta del canone,
• Le informazioni sull’assicurazione,
• Le informazioni sul garante,
• Aggiungere i documenti relativi alla locazione,

Le informazioni inserite durante la creazione della locazione vengono precompilate automaticamente nel contratto di locazione corrispondente.

Quando crei il contratto di locazione, il software genera automaticamente nella sezione Finanze:

• Il deposito cauzionale,
• Il primo canone, se è calcolato in proporzione ai giorni (ad esempio, se la locazione inizia il 21 e il canone deve coprire il periodo dal 21 alla fine del mese).

Se la locazione ha una data di inizio precedente, il sistema genera automaticamente lo storico dei canoni per il periodo trascorso. Questi canoni vengono creati con lo stato “Pagato”.

Ricevuta del canone

Puoi definire la data in cui vuoi generare l’avviso e il pagamento, aggiungendo un anticipo in giorni rispetto alla data di emissione della ricevuta.

La data di emissione della ricevuta (per impostazione predefinita il 1° del mese) definisce il periodo di locazione e si imposta nella scheda della locazione. Ad esempio, se scegli il 1° del mese, il periodo sulla ricevuta del canone va dal 1° all’ultimo giorno del mese in corso. Se scegli il 15 del mese, il periodo va dal 15 al 14 del mese successivo.

La data di generazione del canone determina quando la voce corrispondente compare nella sezione Finanze. Ad esempio, se scegli “G-6”, il canone viene generato 6 giorni prima della data di emissione della ricevuta. Anche questa impostazione si trova nella scheda della locazione.

La data di pagamento indicata nella scheda della locazione è la data entro cui l’inquilino deve pagare il canone (per impostazione predefinita il 1° del mese). Questa data serve a stabilire se un canone è in ritardo. Il sistema contrassegna un canone come “In ritardo” 7 giorni dopo la data di pagamento. Ad esempio, se la data di pagamento del canone è il 6, sarà contrassegnato come “In ritardo” dopo il 13.

Ricevute anticipate e posticipate

I canoni e gli avvisi di scadenza vengono generati in via anticipata per impostazione predefinita, cioè all’inizio del periodo. Sei tu a decidere quando registrare il pagamento ed emettere la ricevuta.

Quando crei la locazione puoi anche scegliere la generazione dei canoni in via posticipata, cioè alla fine del periodo.

Titolo del documento: ricevuta o fattura

Quando crei la locazione, nella scheda “Ricevuta”, puoi scegliere tra la dicitura “Ricevuta” e “Fattura” per la ricevuta di pagamento.

Puoi attivare una numerazione per le fatture. Questa numerazione può essere distinta, unica per ogni locazione, oppure globale per il proprietario. Puoi anche definire un prefisso (ad esempio “FT23-”) e un contatore automatico viene aggiunto dopo questo prefisso.

Se modifichi il prefisso nella locazione, il contatore viene azzerato e riparte da 1. Questa funzione è utile quando cambi prefisso ogni anno, ad esempio “FT2023-”, “FT2024-”.

Modificare una locazione

Se vuoi modificare una locazione esistente, vai nella sezione “Locazioni”, clicca sull’azione “Modifica” a destra della locazione interessata, apporta le modifiche necessarie e clicca su “Salva”.

Nota: queste modifiche si applicano solo ai pagamenti futuri. I canoni già generati nella sezione Finanze devono essere modificati manualmente, uno per uno.

Eliminare una locazione

Per eliminare una locazione, vai nella sezione “Locazioni”, clicca sull’azione “Elimina” a destra della locazione interessata.

Se la locazione è associata a un “Inventario” o a un “Catalogo”, devi eliminare prima anche questi e poi svuotare il cestino. Altrimenti il software non ti permetterà di eliminare il contratto di locazione.

Nota: questa azione comporta la perdita dello storico di questo contratto di locazione. Per questo di solito è preferibile archiviare le locazioni invece di eliminarle.

Modello di contratto di locazione

Quando crei un nuovo contratto di locazione in Rentila, il software genera automaticamente un modello di contratto precompilato.

Puoi vederne l’anteprima nel modulo di creazione e di modifica della locazione.

Inoltre puoi scaricarlo in formato Word, PDF o OpenOffice dalla sezione “Locazioni”, nella colonna “Modelli” situata a destra.

Il locatore e l’inquilino possono firmare questo contratto di locazione in due modi:

• Con una firma digitale, nel loro spazio Rentila;
• Oppure stampandolo e firmando su carta.