Affitti, ricevute, avvisi di pagamento e fatture
Generazione degli affitti
Per ogni contratto di locazione, gli affitti e gli avvisi di pagamento vengono generati automaticamente il primo giorno del mese per impostazione predefinita, salvo indicazione contraria. Hai la possibilità di stabilire la data in cui vuoi generare l’avviso e l’affitto, aggiungendo un anticipo in giorni rispetto alla data di emissione della ricevuta. Questa opzione si configura nella scheda della locazione.
Creare un affitto manualmente
Puoi creare manualmente un affitto nella sezione “Finanze”. Per farlo, aggiungi un’entrata e scegli il tipo “Affitto”, oppure duplica un affitto esistente.
Se rispetti la data di pagamento e i periodi di affitto previsti dal piano programmato, il sistema non genererà un affitto automatico in doppio.
Data di emissione della ricevuta, periodicità
La data di emissione della ricevuta, o periodicità (per impostazione predefinita il 1°), definisce il periodo di locazione, e questa configurazione si effettua nella scheda della locazione. Ad esempio, se scegli il 1° del mese, il periodo indicato sulla ricevuta andrà dal 1° all’ultimo giorno del mese in corso. Se scegli il 15 del mese, il periodo andrà dal 15 al 14 del mese successivo.
Data di creazione dell’affitto
La data di generazione dell’affitto determina quando la riga corrispondente compare nella sezione “Finanze”. Ad esempio, se scegli “G-6”, l’affitto verrà generato 6 giorni prima della data di emissione della ricevuta. Anche questa configurazione si effettua nella scheda della locazione.
Data di pagamento
La data di pagamento nella scheda della locazione indica la data entro cui l’inquilino deve pagare l’affitto (per impostazione predefinita il 1° del mese). Questa data serve a determinare se un affitto è in ritardo. Il sistema contrassegna un affitto come “In ritardo” 7 giorni dopo la data di pagamento. Ad esempio, se la data di pagamento dell’affitto è il 6, verrà contrassegnato come “In ritardo” dopo il 13.
Titolo del documento: avviso, ricevuta, ricevuta per canone di locazione
Una volta che l’affitto è contrassegnato come “Pagato”, il documento diventa una “Ricevuta per canone di locazione”.
In caso di pagamento parziale il documento sarà una “Ricevuta”. Questo documento può essere convertito in “Ricevuta per canone di locazione” se il proprietario registra un pagamento che copre l’intero affitto o se il saldo dell’inquilino è nullo o positivo.
Ogni affitto può essere associato a uno dei seguenti stati:
- Pagato: l’inquilino ha pagato interamente l’affitto.
- In attesa: l’inquilino non ha ancora pagato l’affitto, ma la data di scadenza non è ancora trascorsa.
- In ritardo: l’inquilino non ha pagato l’affitto e la data di scadenza è trascorsa.
- Parziale: l’inquilino ha versato solo una parte dell’affitto.
- Perduto: l’affitto non è stato pagato ed è improbabile che venga pagato in futuro.
Ricevute anticipate e posticipate
Gli affitti e gli avvisi di pagamento vengono generati in via anticipata per impostazione predefinita, cioè all’inizio del periodo. Decidi tu quando registrare il pagamento e produrre la ricevuta.
Al momento della creazione della locazione puoi anche scegliere una generazione degli affitti posticipata, cioè alla fine del periodo.
Puoi anche impostare la data di generazione dell’affitto, al momento della creazione della locazione, a G+X, dove X è il numero di giorni. Ad esempio, per una data di emissione della ricevuta il 1°, che genera un affitto dal 1° al 31, il parametro “G+20” farà scattare la generazione 20 giorni dopo l’inizio del periodo, quindi intorno al 21.
Fattura o ricevuta e numerazione
Al momento della creazione della locazione, nella scheda “Ricevute”, hai la possibilità di scegliere tra la dicitura “Ricevuta” e “Fattura” per il documento di pagamento.
Puoi attivare una numerazione per le fatture. Questa numerazione può essere:
- Distinta, unica per ogni contratto di locazione;
- Globale per il proprietario.
Puoi anche definire un prefisso (ad esempio FA23-) e un contatore automatico verrà aggiunto di seguito a questo prefisso.
Se modifichi il prefisso nella locazione, il contatore verrà azzerato e ricomincerà da 1. Questa funzione è utile quando cambi prefisso ogni anno, ad esempio FA2023-, FA2024-.
Puoi utilizzare i tag di data e di numerazione per automatizzare il formato dei tuoi numeri di documento. Al momento della generazione, questi tag vengono sostituiti automaticamente dal valore corrispondente.
Tag disponibili:
- GG/MM/AAAA → 31/12/2025
- AAAA-MM-GG → 2025-12-31
- AAAA → 2025
- NNNN → 0001
Esempio:
- Formato: FA-AAAA-NNNN
- Risultato: FA-2025-0001, FA-2025-0002, ecc.
Buono a sapersi
Per le locazioni commerciali con IVA, l’opzione “Fattura” è attivata per impostazione predefinita.
Le fatture sono numerate automaticamente, ma se vuoi iniziare da un numero specifico, individua l’ultimo pagamento generato nella sezione “Finanze” e inserisci quel numero nel campo previsto. Il prossimo affitto verrà generato con il numero incrementato.
Prima ricevuta per un affitto parziale, pro rata
Se il tuo contratto inizia in una data diversa dal 1° del mese, puoi impostare un primo affitto parziale, che non copre un mese intero.
Hai diverse opzioni:
- Puoi indicarlo al momento della creazione della locazione compilando i campi dedicati. L’affitto parziale verrà creato alla creazione del contratto di locazione.
- Se un affitto è già stato generato nella sezione “Finanze”, hai la possibilità di modificarlo adeguando le date e gli importi.
- Un’altra opzione consiste nell’aggiungere manualmente un’entrata di tipo “Affitto” nella sezione “Finanze”.
Ecco la formula per calcolare un affitto parziale: Affitto mensile / Numero di giorni del mese x Numero di giorni di occupazione.
Indirizzo alternativo sulla ricevuta
L’inquilino assume per impostazione predefinita l’indirizzo dell’immobile locato, ma può capitare che l’indirizzo riportato sulla ricevuta non corrisponda a quello dell’immobile locato.
Per indicare un indirizzo alternativo, segui questi passaggi: vai alla sezione “Locazioni”, modifica la locazione interessata, clicca sulla scheda “Ricevute”, poi seleziona “Indirizzo ricevute”. Spunta la casella e inserisci l’indirizzo di corrispondenza dell’inquilino nel campo apposito.
Aggiungere un importo supplementare a un affitto
Puoi aggiungere importi supplementari a un affitto. Queste righe possono essere di due tipi: “Affitto” o “Spesa”, come le pulizie, il parcheggio, le tasse e altri pagamenti eccezionali.
Per farlo ti basta indicare le informazioni nella sezione “Altre spese”. Puoi aggiungerle a un affitto già generato nella sezione “Finanze” oppure al momento della creazione di una locazione. Se le aggiungi a una locazione, questi pagamenti compariranno nel contratto di locazione e in tutte le ricevute e gli avvisi di pagamento associati.
Registrare un pagamento
Una volta generato l’affitto nella sezione “Finanze”, hai la possibilità di registrare uno o più pagamenti, che si tratti del pagamento dell’inquilino o di aiuti e sussidi percepiti direttamente. Per farlo, utilizza l’opzione “Registra un pagamento” disponibile nel menu delle azioni a destra.
Per ogni pagamento o incasso registrato, puoi inserire le informazioni seguenti:
- L’importo,
- Il pagatore,
- La modalità di pagamento,
- La data di incasso.
Pagamento parziale o in eccesso
Quando gli importi versati superano il costo totale dell’affitto, l’inquilino presenta un saldo positivo, un’eccedenza. In caso di pagamento insufficiente, il saldo è negativo. Al momento della registrazione del pagamento, hai la possibilità di riportare un’eccedenza o un saldo negativo dell’inquilino sull’affitto in corso o sul prossimo affitto.
Le opzioni di riporto (“Aggiungi il saldo a questo pagamento” e “Aggiungi il saldo al prossimo pagamento”) sono disponibili solo quando il conto dell’inquilino presenta un saldo, positivo o negativo.
L’invio della ricevuta e dell’avviso di pagamento
Inquilini invitati e collegati a Rentila
Gli inquilini invitati che hanno accesso a Rentila ricevono automaticamente una notifica via e-mail (questa opzione può essere attivata o disattivata nella scheda della locazione) non appena il loro affitto viene generato nella sezione “Finanze”. L’e-mail contiene un link diretto per scaricare il documento, l’avviso di pagamento o la ricevuta.
Una volta che il pagamento è contrassegnato come “Pagato” nella sezione “Finanze”, puoi inviare manualmente la ricevuta utilizzando l’azione “Invia la ricevuta” a destra. Il sistema invierà di nuovo l’e-mail di notifica con il link per scaricare direttamente il documento.
Inquilini non collegati o senza indirizzo e-mail
Per gli inquilini che non hanno un indirizzo e-mail o che non desiderano accettare l’invito, puoi:
- Scaricare il documento (avviso di pagamento o ricevuta) in formato PDF e inviarlo via e-mail dalla tua casella di posta.
- Scaricare il documento (avviso di pagamento o ricevuta) in formato PDF e inviarlo per posta.
Personalizzazione della ricevuta e dell’avviso di pagamento
Puoi personalizzare il logo e aggiungere una firma dalla sezione “Mio account”. Se hai più proprietari nella sezione “Proprietari multipli”, il logo e la firma si personalizzano nella scheda di ciascun profilo.
Buono a sapersi
Non appena l’inquilino ha saldato per intero l’affitto e le spese, il proprietario è tenuto a rilasciargli gratuitamente una ricevuta, se richiesta. Questo documento gli permette di attestare che paga regolarmente l’affitto, una prova che potrebbe servirgli per una domanda di contributo all’affitto.
La ricevuta deve riportare le informazioni seguenti:
- i dati dell’immobile interessato
- i dati dell’inquilino
- i dati del proprietario o del gestore dell’alloggio
- il periodo a cui si riferiscono i pagamenti (in genere con la stessa frequenza del pagamento dell’affitto)
- l’importo e il dettaglio delle voci pagate (affitto, spese, aiuti e sussidi percepiti direttamente…)
