Creare, modificare o eliminare un inquilino
Creare un inquilino
Per aggiungere un inquilino, segui questi semplici passaggi: vai nella sezione “Inquilini” e clicca su “Nuovo inquilino”.
Per ogni inquilino puoi inserire le seguenti informazioni:
- Il tipo di inquilino.
- Cognome e nome oppure nome della società.
- L’indirizzo e-mail (se vuoi invitare il tuo inquilino).
- L’indirizzo e le altre informazioni di contatto.
- Le informazioni professionali.
- Le informazioni sui garanti.
- Le informazioni bancarie.
- La possibilità di aggiungere documenti.
Alcune di queste informazioni vengono riportate nei contratti precompilati.
Importare gli inquilini
Puoi importare più inquilini usando un file in formato CSV, Excel o Open Office. Usa i seguenti modelli per effettuare l’importazione:
Invitare il tuo inquilino
Puoi dare al tuo inquilino l’accesso al software: in questo modo entra nell’area riservata agli inquilini, scarica le sue ricevute e gestisce il suo account.
Se vuoi dare l’accesso al tuo inquilino, segui questi passaggi:
- Crea la scheda dell’inquilino.
- Inserisci l’indirizzo e-mail dell’inquilino (un indirizzo univoco per ogni inquilino) e attiva l’invito.
- Salva la scheda dell’inquilino.
- L’inquilino riceve un invito via e-mail.
- L’inquilino clicca sul link dell’invito, conferma il proprio account e crea la sua password.
Nota: invitare l’inquilino non è obbligatorio e puoi farlo in un secondo momento. Nella sezione “Inquilini” trovi un link “Invita” per ogni inquilino. Questo link resta attivo finché l’invito non viene accettato, poi scompare.
Quando l’inquilino ha accesso alla sua area riservata, può consultare le seguenti informazioni:
- Le ricevute e gli avvisi di scadenza
- I recapiti del proprietario
- Il dettaglio della sua locazione
- I documenti condivisi
- Le Attività relative alla locazione
- Gli Interventi relativi alla locazione
- I Messaggi tra lui e il proprietario
Perché dare accesso all’account inquilino?
Con il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR), entrato in vigore il 25 maggio 2018, è importante informare gli utenti — in questo caso gli inquilini — sull’uso dei loro dati. In genere devono dare il consenso al trattamento dei propri dati, potervi accedere oppure avere la possibilità di opporsi.
Se l’inquilino chiede l’accesso, siamo tenuti per legge a fornirgli l’accesso alla piattaforma.
Anche il locatore ha l’obbligo di legge di fornire al proprio inquilino alcuni giustificativi e documenti, anche dopo la sua partenza.
Garanti
Per ogni inquilino puoi aggiungere uno o più garanti nella scheda “Garanti”. Le informazioni sui garanti sono incluse nei modelli di contratto precompilati e nell’atto di fideiussione solidale. I dati dei garanti vengono salvati anche nella sezione “Contatti”.
Modificare un inquilino
Se vuoi modificare un inquilino esistente, vai nella sezione “Inquilini”, clicca sull’azione “Modifica” a destra dell’inquilino interessato, apporta le modifiche necessarie e clicca su “Salva”.
Nota: le modifiche apportate al nome dell’inquilino si applicano solo ai pagamenti futuri. I canoni già generati nella sezione “Finanze” devono essere modificati manualmente, uno per uno, perché mantengono il vecchio nome.
Modificare l’indirizzo e-mail di un inquilino connesso
L’indirizzo e-mail di un inquilino connesso, cioè che ha accettato il tuo invito, è il suo identificativo di accesso. Per questo il campo “Email” della sua scheda è bloccato e contrassegnato da un lucchetto.
Se il tuo inquilino non ha più accesso a quell’indirizzo, puoi sostituirlo tu stesso:
- Apri la scheda dell’inquilino: sezione “Inquilini”, azione “Modifica”.
- Clicca sul pulsante “Sbloccare”, a destra del campo “Email”.
- Conferma l’avviso: l’indirizzo e-mail dell’inquilino è il suo nome utente, qualsiasi modifica aggiornerà tale identificativo e il locatario ne riceverà notifica.
- Inserisci il nuovo indirizzo, poi clicca su “Salva”.
L’inquilino mantiene la password e tutto il suo storico: accede semplicemente con il nuovo indirizzo. Al suo vecchio indirizzo viene inviata un’e-mail “Modifica dei dati di accesso” che lo informa della modifica.
L’inquilino può effettuare questa modifica anche da solo dal proprio account, nei suoi dati di accesso.
Prima di modificare l’indirizzo e-mail
Comunica il nuovo indirizzo al tuo inquilino: la notifica parte verso il vecchio indirizzo e non indica quello nuovo.
L’indirizzo deve restare unico tra i tuoi inquilini. Se è già usato da un altro dei tuoi inquilini, la scheda non viene salvata.
Se il tuo inquilino affitta anche da un altro locatore su Rentila con lo stesso indirizzo, la modifica fatta dal tuo account riguarda solo la tua scheda: le sue due locazioni non saranno più raggruppate nella stessa area inquilino.
Eliminare un inquilino
Per eliminare un inquilino, vai nella sezione “Inquilini”, clicca sull’azione “Elimina” a destra dell’inquilino interessato.
Se l’inquilino è associato a un contratto di locazione, a un “Inventario” o a un “Catalogo”, devi eliminare prima anche questi e poi svuotare il cestino. Altrimenti il software non ti permetterà di eliminare l’inquilino.
Nota: questa azione comporta la perdita dello storico di questo inquilino. Per questo di solito è preferibile archiviare gli inquilini invece di eliminarli.
